Crea tu proceso con Seliom
Cómo automatizar tu idea en minutos
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Selecciona el icono de Procesos y haz clic en el botón "Nuevo proceso". Dale un nombre que te permita reconocerlo fácilmente, como Solicitudes de Vacaciones.
Una vez creado el proceso, haz clic en él para verlo.
El primer paso en Seliom es escribir una descripción de tu proceso para facilitar a otros su comprensión y contenido. Te servirá para poder documentar adecuadamente el proceso que estás creando.
Para ello Seliom dispone de un potente editor de texto para hacértelo mucho más fácil. Sólo tienes que pulsar "/" para desplegar todas sus opciones:
En el menú superior, selecciona la ficha Flujo de Trabajo y haz clic en el botón "Acceder al editor". Ahora deberías ver el Editor gráfico de Flujos de Trabajo:
Podrás arrastrar y soltar nodos desde la barra lateral izquierda hasta el lienzo y conectarlos como quieras!
Finalmente, nuestro proceso tendrá un aspecto similar a este en el editor:
Ahora que ya dibujamos nuestro proceso, vamos a configurarlo.
Haz doble clic en un nodo para editar su configuración. Los cinco tipos de nodos tienen distintas opciones que podrás configurar según tus necesidades:
La tarea de Inicio representa la primera tarea necesaria para iniciar este proceso. Sólo puede haber una tarea de Inicio por proceso. Este tipo de tarea se representa con un nodo amarillo.
En nuestro ejemplo, crearemos un formulario dentro del nodo de inicio que pide una fecha de inicio y una fecha de finalización para nuestras solicitudes de vacaciones.
Haz doble clic en el nodo y configúralo de la siguiente manera:
En la pestaña Basic Details escribe un nombre como Solicitud de Vacaciones.
En la pestaña Start Settings (Configuración de inicio), indica qué miembros del equipo pueden crear solicitudes de vacaciones.
Para esta demo, asegúrate de añadirte al menos a ti mismo!!
Vete a la pestaña Form Editor (Editor de formularios) y haz clic en Add Element (Añadir elemento). Podrás crear diferentes campos de formulario que soliciten la información que necesitas para iniciar o detonar un proceso. Para este ejemplo, asegúrese de tener:
Un campo de fecha, llamado Fecha de inicio (Start Date), cuyo ID de campo será start_date.
Un campo de fecha, llamado Fecha final (End Date), cuyo ID de campo será end_date.
El Field ID (ID del campo) es un identificador para cada elemento del formulario. Podrás hacer referencia a los campos del formulario en otras tareas y robots para generar potentes aplicaciones y procesos empresariales.
Las tareas se representan mediante nodos azules e indican acciones que debe hacer manualmente un miembro del equipo. Las opciones de configuración más importantes para las tareas son:
Form Editor, el Editor de formularios que se utiliza para indicar los datos que deben proporcionarse en cada tarea. Esto es idéntico a lo visto en el nodo de Inicio.
Task owners, los propietarios de las tareas, donde indicamos quién es el responsable de realizar cada una de ellas.
En este ejemplo, sólo tenemos una Tarea llamada Actualizar el calendario de la empresa. Esta es la tarea que Jaime debe realizar cuando Luisa aprueba una solicitud de vacaciones. Vamos a configurarla:
Haz doble clic en la tarea y dirígete a la pestaña Task Owners.
En la sección People (Personas), debes indicar que Jaime es la persona que debe realizar esta tarea.
Para esta tarea, vamos a dejar el Editor de formularios vacío, ya que no necesitamos que Jaime proporcione ningún dato.
Las pestañas del editor de formularios y de los propietarios de las tareas ofrecen un montón de opciones personalizadas. Explóralas para saber más de ellas.
Los nodos de decisión nos ayudan a crear condiciones en nuestros procesos. Por ejemplo, si una solicitud es aprobada podemos querer que nuestro proceso vaya por un camino diferente que si fuese no aprobada.
En nuestro proceso sólo tenemos un nodo de decisión llamado ¿Aprobado? Esta es una tarea que se asigna a Luisa cuando se inicia una solicitud de vacaciones.
Haz doble clic en el nodo de decisión para configurarlo.
En la pestaña Decision Makers (Responsables de la decisión), seleccione a Luisa como la persona encargada de tomar la decisión.
En la pestaña Decision Options (Opciones de decisión), puede ver las diferentes opciones que la persona que toma esta decisión podría seleccionar. Por defecto, siempre ofrecemos Aprobado y No Aprobado, pero puedes configurarlas a tu manera o bien dejarlas como aparecen en la pestaña.
Los nodos de Decision ofrecen opciones avanzadas de automatización mediante el uso de fórmulas. De momento lo dejaremos para explicarlo más adelante.
Los robots (representados por nodos de color púrpura), son tareas automáticas que no requieren la intervención humana. Pueden utilizarse para enviar correos electrónicos, esperar hasta una fecha determinada, conectarse a sistemas externos, crear o actualizar registros e incluso asignar roles dinámicos dentro de un proceso. En este ejemplo, se utilizan dos robots de correo electrónico:
Cuando Luisa rechaza una solicitud, el robot Notify Requestor envía un correo electrónico al solicitante para informarle.
Cuando Luisa aprueba una solicitud, el robot Notify requestor of approval envía un correo electrónico similar al solicitante para informarle.
El proceso de configuración de ambos robots es muy similar:
Primero hacemos doble clic en el nodo Robot.
A continuación, hacemos clic en la pestañaRobot Settings (Configuración del robot). Seleccionamos Robot de correo electrónico entre los Robots Seliom.
En Recipients (Destinatarios), hacemos clic en Añadir destinatario, y en el desplegable seleccionamos Previous Task Owner (Propietario de la tarea anterior). A continuación, seleccionamos la tarea de Inicio, llamada Solicitud de Vacaciones.
El resto de los campos son opcionales. Recomendamos añadir el nombre del Remitente y el siguiente cuerpo del mensaje al correo electrónico:
Puedes observar que hacemos referencia en nuestro robot a los Fiel ID (ID de campo) start_date y end_date usados previamente en otros formularios de nuestro proceso.
Ahora que todos los pasos de nuestro flujo de trabajo han sido configurados, sólo tenemos que hacer clic en el botón Automatizar de nuestro editor. Esto validará nuestro proceso para asegurar que no hay errores en su diseño.
Si surgieran advertencias o errores, deberás corregirlos y volver a intentarlo. De lo contrario, haga clic en Enviar y el proceso quedará validado.
Verás una advertencia sobre la tarea Actualizar el calendario de la empresa, ya que no hemos rellenado su formulario. Puedes ignorarla sin problemas.
Ahora que nuestro proceso ha sido automatizado, vamos a verlo en acción:
